Beneficios y ventajas de Escanear y Digitalizar Documentos
El escaneo de documentos ofrece una serie de beneficios significativos para las organizaciones y las personas. Aquí están algunos de los principales beneficios:
- Preservación y protección: El escaneo de documentos permite preservar y proteger la información contenida en ellos. Los documentos físicos pueden deteriorarse con el tiempo, correr el riesgo de pérdida o daño debido a desastres naturales o accidentes. Al escanear los documentos y crear copias digitales, se asegura su conservación a largo plazo.
- Ahorro de espacio físico: Los documentos físicos ocupan espacio en oficinas y archivos. Al escanearlos, se reduce la necesidad de almacenamiento físico y se libera espacio. Los archivos digitales pueden almacenarse en dispositivos de almacenamiento o en la nube, lo que permite una gestión más eficiente del espacio físico.
- Acceso rápido y conveniente: Con los documentos escaneados, el acceso a la información se vuelve rápido y conveniente. Los archivos digitales pueden ser almacenados en sistemas de gestión documental o en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo remoto o en colaboración con equipos distribuidos.
- Búsqueda y recuperación eficiente: Los documentos escaneados se pueden indexar y etiquetar, lo que facilita la búsqueda y recuperación de información. En lugar de buscar manualmente en carpetas y archivos físicos, se pueden realizar búsquedas electrónicas por palabras clave o criterios específicos, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.
- Compartición y colaboración mejoradas: Los archivos digitales se pueden compartir fácilmente a través de correo electrónico, plataformas en línea o sistemas de colaboración. Esto agiliza el intercambio de información y facilita la colaboración entre diferentes personas y equipos. Además, varias personas pueden acceder y trabajar simultáneamente en un mismo documento, lo que fomenta la productividad y la eficiencia.
- Seguridad y respaldo de datos: Los documentos escaneados se pueden proteger mediante medidas de seguridad, como la encriptación y el control de acceso. Además, al tener copias digitales, se pueden realizar respaldos periódicos para evitar la pérdida de información en caso de desastres o fallos técnicos.
En resumen, el escaneo de documentos ofrece beneficios significativos, como la preservación de la información, el ahorro de espacio físico, el acceso rápido y conveniente, la búsqueda eficiente, la colaboración mejorada y la seguridad de los datos. Estos beneficios contribuyen a una gestión más eficiente de la información y a la mejora de la productividad en diferentes entornos.
Digitalización
Encuentre sus Documentos
Rápidamente
Escanear
Seguridad
de Revisión
ALMACENAR
Garantizar la Protección
de Datos
PROCESOS
Oficina Sin Papeles
Digitalizar o Escanear documentos y archivarlos les ofrece a las empresas enormes ventajas. Todos los procesos relacionados con documentos están optimizados. La protección y la seguridad de los datos quedan garantizadas. La oficina sin papeles alivia a los empleados. Ahorra mucho esfuerzo y costes de búsqueda. Y mejora la seguridad jurídica de tus procesos administrativos.
Para muchas empresas, un sistema de gestión de documentos es la mejor manera de comenzar con la digitalización.
Encuentre documentos
rápidamente
Los trabajadores de oficina pasan un promedio del 20 por ciento de su tiempo de trabajo buscando información, recibos, expedientes. Sí, incluso archivos, porque el almacenamiento de documentos electrónicos no significa que la información esté realmente disponible cuando se necesita.
Solo piense en los muchos correos electrónicos y archivos adjuntos que permanecen inactivos en la bandeja de entrada, o los informes y documentos en intrincadas rutas de almacenamiento en la unidad Z (o, peor aún, en la computadora local del colega que está trabajando actualmente en la oficina en casa).
Con un proceso de gestión de documentos, por otro lado, puede encontrar sus documentos, recibos e información en cuestión de segundos. Esto es posible porque sus documentos se analizan e indexan con reconocimiento de texto completo tan pronto como se cargan.
Simplemente ingrese un término de búsqueda, como con Google, y el archivo electrónico le presenta una lista de resultados.
Esto funciona mejor con el uso basado en la nube. Porque están en todas partes donde hay internet.
Seguridad de
Revisión
La información en el archivo digital debe almacenarse de la siguiente manera:
Encontrable, es decir, claramente identificable.
Inmutable y a prueba de falsificaciones.
Rastreable (es decir, posiblemente vinculado a la transacción comercial subyacente)
y Protegidos.
Si almacena sus documentos en una nube, se almacenan a prueba de auditorías con restricción de accesos.
Además, debe garantizarse el acceso de las autoridades durante todo el período de conservación de los documentos.
- Entontrable
- Inmutable
- Rastreable
- Protegido
Garantizar la Protección de Datos
Casi todo el mundo sabe esto: pasas por un lugar de trabajo y hay un documento confidencial en la bandeja de entrada. No todos mirarían hacia otro lado como tú lo haces correctamente. La curiosidad está en nuestra sangre. Es mejor si los documentos confidenciales en un almacenamiento de documentos electrónicos están protegidos por restricciones de acceso.
Oficina Sin Papeles
Lo que cuesta: Llevar papel de A a B, buscar información en cestas y archivadores, conseguir material de oficina y espacio para archivos, perforar, grapar, archivar.
Te ahorras todos estos costos y esfuerzos si simplemente escaneas los documentos y los administras electrónicamente. Puede llevar la oficina sin papel a donde quiera que vaya. Puede filtrar documentos, agregar palabras clave, comentar y simplemente compartirlos como un enlace, para verlos o editarlos y posiblemente también para descargarlos. Puedes configurar todo esto.
Los documentos se almacenan en versiones, lo que significa que las versiones anteriores se pueden restaurar. Si varios empleados están trabajando en un documento al mismo tiempo, pueden pasarse las bolas entre ellos sin tener que fusionar varias versiones más adelante.
Los comentarios , los enlaces a información relacionada, los flujos de trabajo y las responsabilidades se conectan a sus documentos electrónicos. Sencillo y práctico, Digitalizar optimiza los procesos en su empresa.